Tener una empresa liviana respecto a los gastos fijos, respecto al peso administrativo o de "back office" es el sueño de muchos.
Pero cómo cumplirlo si hay que cumplir con la DIAN, con mil reportes, con cuentas complejas contables, con archivos gigantes, con procesos tediosos de importación y exportación, entre otras miles de actividades que no generan mucho valor agregado pero que son de ley.
Pues la respuesta no es fácil pero creo tener algunas ideas que pueden ser útiles. Lo primero es ver que tantas actividades se realizan en el área contable. La contabilidad es importante pero en muchas ocasiones se duplican labores, se trabaja sin continuidad dejando todo para el cierre o simplemente se muestran muchas actividades, que aunque grandes en cantidad son fáciles en su realización, replicables por un software o simplemente rápidas de hacer. Al hacer una lista detallada de las actividades de cada una de las personas que trabajan en el área contable se podrá redistribuir tareas y tener cargas de trabajo similares entre todos, mejorando los cuellos de botella o restricciones como les dicen hoy.
Otro punto en donde muchas veces se trabaja y se trabaja y no rinde, es en la liquidación de nómina. En esto un buen sistema, o una buena tablita de Excel hacen la tarea y en ninguna situación, por más compleja que sea el esquema de pago, se tomará más de 3 días en liquidar nómina, comisiones, aportes, auxilios y todo lo que a uno se le ocurra.
Logística, esta parece ser un hoyo negro que absorbe todo el tiempo del mundo. Algunos ejemplos de lo que quita tiempo: hablar con proveedores, coordinar despachos, liquidar importaciones, llenar formatos, liquidar tributos, autenticar poderes, presionar a la "SIA", etc, etc... Pues es hora de parar esto! El proceso de logística es un procesos repetitivo no idéntico, pero repetitivo.
El éxito de la logística es entender que hay que hacer seguimiento, hay que gastar tiempo en archivar en orden, que existen prerrequisito de otros y que en Colombia todo se deja para el final. Hay que tener los formatos en un archivo centralizado (esto puede ser con un sistema o con unas carpetas centralizadas con todos los formatos) para uno mandar el paquete de papeles junticos. Hay que llamar a presionar desde el primer día, Hay que adelantársele a la DIAN en sus procesos, pues ellos son lentos y en muchos casos buscan lo que a nade se le ha perdido.
Pueden estar seguros que del grupo que parece imposible de reducir pues todos están ocupadísimos, se puede operar con la mitad del equipo de trabajo. Y ese proceso que se demora tanto tiempo, pues en muchas ocasiones se puede hacer en 2/3 del tiempo, solamente hay que ordenarse, tener el grupo de trabajo adecuado y hacer una lista ordenada de las actividades para que no repetir labores o para no hacer cosas que no sirven para nada. ¿Sacas 4 copias para 4 archivos que nadie nunca consulta?
Mucha suerte y no pierdas la Fe!
